Colección: Abogacía práctica
Todos los abogados en ejercicio, de uno u otro modo hacen gestión documental. Crean y utilizan documentos de manera intensiva, y los custodian con celo. Y es que para los abogados la correcta gestión de los documentos no sólo supone eficacia en la atención al cliente y prevenir riesgos, sino que es parte del cumplimiento legal y ético que exige la profesión.
Pero últimamente la relativa calma que envolvía a los archivos tradicionales se ha visto alterada por el impacto de las tecnologías de la información en la práctica jurídica. En poco más de una década hemos asistido a un crecimiento exponencial del número de documentos que los despachos producen, en soportes y formatos múltiples y dispersos, además, en diferentes dispositivos: ordenadores corporativos y privados, móviles, tabletas, en servidores en red, en memorias USB... y hasta en "la nube".
Pocos abogados son conscientes de la problemática que plantean las tecnologías de movilidad. Muchos sufren la difícil coexistencia de lo digital con el tradicional archivo en soporte papel. Otros comienzan a pensar ya en una oficina sin papeles. Todos ellos viven tiempos de cambios que les exigen habilidades antes reservadas a otros profesionales. Este libro no aspira a convertir al lector en un experto, pero sí a que adquiera una visión de conjunto y a la vez con cierto detalle de los cuatro pilares básicos de la gestión documental:
- Los procesos e instrumentos de gestión de documentos, archivos y expedientes, ya sean tradicionales o digitales.
- La estrategia a seguir en la mejora o diseño de nuestro sistema de gestión documental.
- La tecnología en la que ha de apoyarse.
Las personas involucradas, fundamentalmente los abogados y los clientes a los que van dirigidos sus desvelos.
Cuente o no con ayuda experta, el abogado es quien, en definitiva, debe tomar las decisiones sobre la gestión documental de su bufete. Esta obra le aporta conocimientos que le ayudarán a decidir con más seguridad, con independencia de que ejerza en solitario, en un despacho pequeño o en uno más grande. Y lo hace de una manera sistemática, clara y amena.
ÍNDICE
EL PORQUÉ Y LOS OBJETIVOS DE ESTE LIBRO 13
1. QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL 21
2. LA FINALIDAD DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 27
3. LOS BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. MUST HAVE VERSUS NICE TO HAVE
3.1. EFICACIA Y EFICIENCIA DEL DESPACHO EN EL SERVICIO AL CLIENTE 32
3.2. RESPUESTA ORDENADA AL USO MASIVO DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE ACCESIBILIDAD Y MOVILIDAD 34
3.3. CUMPLIMIENTO DE LAS EXIGENCIAS LEGALES DE GUARDAR (O NO) LA DOCUMENTACIÓN 36
3.4. ÉTICA PROFESIONAL, NORMAS DEONTOLÓGICAS Y GESTIÓN DE RIESGOS 42
4. FUNCIONES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN UN DESPACHO DE ABOGADOS
4.1. ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 55
4.2. GESTIÓN DE EXPEDIENTES 57
4.3. REUTILIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y LOCALIZACIÓN DE PRECEDENTES 58
4.4. CUMPLIMIENTO LEGAL Y RENDICIÓN DE CUENTAS DEL DESPACHO 59
4.5. MEMORIA COLECTIVA DEL DESPACHO Y SOPORTE DE LA TOMA DE DECISIONES 61
4.6. POTENCIAR LA IMAGEN FRENTE A CLIENTES Y TERCEROS 62
5. ¿ARCHIVO FÍSICO O DIGITAL? SOLUCIONES MIXTAS
5.1. DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN LOS DESPACHOS 63
5.2. ARCHIVO FÍSICO, ARCHIVO DIGITAL Y GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS 66
5.3. DIGITALIZACIÓN MASIVA DE ARCHIVOS 69
6. ¿POR DÓNDE EMPIEZO?
6.1. ANÁLISIS DEL ESTADO DE LA CUESTIÓN EN EL DESPACHO 73
6.1.1. «Clima» del despacho, personas involucradas y apoyo de los socios 74
6.1.2. Identificación de los procesos que generan documentos 75
6.1.3. ¿Qué hacemos con los documentos? Tratamiento y conservación 77
6.1.4. La recuperación de documentos 79
6.1.5. Políticas y directrices de gestión de documentos 80
6.1.6. Opinión de los abogados y del personal del despacho 82
6.2. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS DE MEJORA 84
7. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PROCESOS
7.1. ¿QUÉ DOCUMENTOS GUARDAR? VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS. EXPURGO E INVENTARIO INICIAL. CATEGORÍAS DE DOCUMENTOS 88
7.2. ¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO? CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN Y DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 97
7.3. ARCHIVOS VIVOS Y ARCHIVOS MUERTOS. LA UTILIZACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN. LOS PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 103
7.4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE ORDENACIÓN 114
7.4.1. La clasificación 116
7.4.2. La ordenación de los documentos 123
7.5. LA INSTALACIÓN FÍSICA DE LOS ARCHIVOS. ¿ARCHIVO CENTRALIZADO O DESCENTRALIZADO? 140
7.6. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES 150
7.7. EL CORREO ELECTRÓNICO 160
7.8. LA INTEGRACIÓN CON LOS OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL DESPACHO 164
7.8.1. Protocolo de incorporación de nuevos clientes o asuntos 165
7.8.2. Seguimiento contable de los expedientes 167
7.9. EL DESTINO FINAL DE LOS ARCHIVOS 171
7.9.1. Expurgo de duplicados y copias de documentos 171
7.9.2. La conservación de los documentos. Externalización y digitalización 174
7.9.3. La destrucción de documentos 178
7.10. RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. CONTROL DE ACCESOS Y CONFIDENCIALIDAD 182
7.11. PROTECCIÓN E INTEGRIDAD DEL ARCHIVO. PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS, INUNDACIONES Y PLAGAS. BACKUPS. PLAN DE RECUPERACIÓN DE DESASTRES 186
7.12. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. LA DOCUMENTACIÓN DE NUESTRO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 189
8. ESTRATEGIA: IMPLANTACIÓN O MEJORA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
8.1. EL ANÁLISIS PRELIMINAR 200
8.2. ESTRATEGIAS A SEGUIR 203
8.3. PLAN DE ACCIÓN Y DISEÑO DEL SISTEMA 210
8.4. LA IMPLANTACIÓN 215
9. TECNOLOGÍA ÚTIL A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
9.1. SOLUCIONES DE BAJO COSTE 228
9.2. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL 232
9.3. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES 237
9.4. PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DESPACHOS 240
9.5. BASES DE DATOS 242
9.6. OTRAS APLICACIONES 243
9.7. CONSEJOS PARA LA ELECCIÓN DEL SOFTWARE 245
9.8. ELECCIÓN DEL ENTORNO TÉCNICO EN EL QUE TRABAJAR. LAS TECNOLOGÍAS MÓVILES Y LAS DUDAS SOBRE EL CLOUD COMPUTING 249
10. EL «FACTOR» HUMANO
10.1. APOYO DE LA DIRECCIÓN Y CLIMA DEL DESPACHO 264
10.2. PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL 266
10.3. ¿NECESITO PERSONAL «DEDICADO»? PERFILES MÁS ADECUADOS 268
10.4. EL PUNTO DE VISTA DEL CLIENTE 279
11. CONCLUSIONES 283
12. BIBLIOGRAFÍA CITADA 287
13. OTRAS REFERENCIAS 291
14. RECURSOS EN INTERNET 293
15. ÍNDICE TEMÁTICO 295
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