Formularios habituales de Compliance

Introducción 23
A) FORMULARIOS HABITUALES DE COMPLIANCE
1. FASE PREVIA DE DENUNCIA/COMUNICACIÓN 27
Denuncia/comunicación 27
Denuncia/comunicación anónima 28
Diligencia de constancia del Compliance Officer de recepción de la denuncia/comunicación 29
Acuse de recibo de la recepción de la denuncia/comunicación. Comunicación de constancia de la información proporcionada al informante 30
Modelo de inscripción de la comunicación en el registro de comunicaciones 31
Dación de cuenta en su caso de la recepción de la comunicación al Comité de Cumplimiento Normativo y/o al Consejo de Administración 32
Resolución por la que se solicita al informante ampliación de los hechos o de la fundamentación de la denuncia/comunicación 33
Solicitud del informante solicitando asesoramiento e información previo y gratuito 34
Requerimiento por parte del Compliance Officer y/o al Responsable del Sistema de Información de informes preliminares sobre la comunicación recibida 35
2. FASE DE INSTRUCCIÓN/AVERIGUACIÓN 36
Resolución por la que se considera que los hechos objeto de denuncia/comunicación pudieran ser constitutivos de infracción de normativa jurídica/infracción de normativa interna/contrario a los valores de la compañía 36
Requerimiento para la determinación de la identidad del afectado 37
Resolución por la que se nombra instructor del expediente 38
Cédula de citación del instructor a los efectos de que acepte su cargo 39
Acta de aceptación del cargo de Instructor 40
Escrito por el que se recusa al Instructor 41
Diligencia recibiendo el incidente de recusación del instructor a prueba 42
Resolución del Órgano de Cumplimiento Normativo relativa al incidente de recusación 43
Resolución del Instructor concretando los hechos y la causa jurídica de la investigación 44
Resolución del instructor acordando la práctica de diligencias de instrucción en orden a verificar la falsedad de la denuncia/comunicación recibida 45
Resolución del Instructor teniendo por falsa la denuncia/comunicación recibida 46
Resolución del Instructor acordando medidas de apoyo al informante y/o terceros, de manera específica en evitación de represalias directas o indirectas 47
Resolución del Instructor garantizando que no se produzcan daños irreversibles para los consumidores y/o en la persona jurídica/empresa 48
Cédula de citación del informante al que se le instruye sobre los derechos que le asisten 49
Cédula de citación del afectado al que se informa de los derechos que le asisten 51
Declaración del afectado a presencia del Instructor 52
Negativa del afectado a declarar 53
Negativa del afectado a responder a preguntas del Instructor y si al abogado de su libre designación. 54
Escrito del afectado solicitando intérprete para declaración ante el Instructor 55
Escrito del afectado designando abogado de libre designación para la instrucción del expediente 56
Escrito del afectado efectuando alegaciones de descargo 57
Escrito del afectado solicitando la práctica de determinadas diligencias en la instrucción del expediente 58
Cédula de citación a testigo 59
Llamamiento al perjudicado para que haga alegaciones 60
Declaración del perjudicado por la comunicación /denuncia 61
Declaración del perjudicado, renunciando a cualquier reclamación 62
Diligencia de información de derechos al perjudicado 63
Escrito del informante solicitando la notificación de actas u otros documentos relativos a determinadas actuaciones de averiguación o instrucción 65
Escrito de la víctima solicitando poder ser acompañada por letrado o persona del comité de empresa para su toma de declaración ante el Instructor 66
Diligencia de careo 67
Resolución por la que se acuerda el nombramiento de perito 68
Citación del perito 69
Escrito por el que se recusa al perito 70
Comparecencia del perito 71
Diligencia citando a las partes y al perito para ratificación del informe pericial 72
Escrito solicitando reconstrucción de los hechos 73
Escrito del perjudicado solicitando la práctica de diligencias de averiguación o instrucción 74
Escrito impugnando determinadas diligencias de averiguación o instrucción por ilícitas 75
Requerimiento del instructor a la persona jurídica/empresa para que concrete su posición con relación a los hechos que son objeto de la averiguación/instrucción 77
Escrito de alegaciones de la empresa concretando su posición jurídica con relación a la instrucción/averiguación de los hechos que sean objeto de la denuncia/comunicación 78
Requerimiento del instructor a la persona jurídica por el que se solicita la determinación de los daños producidos y la valoración económica del importe de los mismos 79
Escrito de alegaciones de la empresa concretando la valoración de los daños y perjuicios producidos con relación a los hechos que son objeto de la instrucción/averiguación 80
Informe pericial general 81
Informe pericial médico 83
Pericial psicológica 84
Escrito del afectado alegando la existencia de obligaciones legales o contractuales (cláusulas de fidelidad, cláusulas de confidencialidad y no publicidad, etc.) a no revelar la información solicitada 85
Resolución del instructor rechazando las obligaciones legales o contractuales (cláusulas de fidelidad, cláusulas de confidencialidad y no publicidad, etc.) para no revelar la información solicitada 86
Resolución del Instructor sobre reconocimiento del derecho a la protección del informante 87
Diligencia de información al afectado del estado de las diligencias de instrucción y/o investigación 88
Diligencia de preclusión del plazo de averiguación y/o instrucción 89
Resolución del Instructor acordando la prórroga del periodo de instrucción/investigación del expediente 90
Escrito de conclusiones del instructor y propuesta de resolución 91
Comunicación a los representantes de los trabajadores del estado de las diligencias de instrucción/ investigación 93
Comunicación a los representantes de los trabajadores de la propuesta de resolución del Instructor 94
3. FORMULARIOS VINCULADOS A LA ACTUACIÓN DEL COMITÉ ÉTICO 95
Recusación de algún miembro del Comité Ético 95
Comunicaciones vinculadas a la recusación de cualquier miembro del Comité Ético 96
Cédula de citación y convocatoria ante el Comité Ético 97
Escrito del Comité Ético al instructor solicitando cualquier aclaración a su propuesta de Resolución 98
Resolución del Comité Ético 99
Notificación de la resolución del Comité Ético al informante 101
Notificación de la resolución del Comité Ético al afectado 102
Resolución del Comité Ético cuando el informante haya obtenido la información y/o los documentos mediante la comisión de una infracción penal 103
Comunicación a los representantes de los trabajadores de la resolución del Comité Ético 105
B) FORMULARIOS CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN SEGÚN LA LEY 2/2023, DE 20 DE FEBRERO, REGULADORA DE LA PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS QUE INFORMEN SOBRE INFRACCIONES NORMATIVAS Y DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
Política de funcionamiento del Canal de Comunicaciones 107
Anexo que debe incorporarse donde el trabajador y cualquier persona con quien esté vinculada manifiesten haber sido informados de la existencia del canal de información 124
Apartado en la página web que informa cómo llevar a cabo una comunicación paso a paso y las medidas de protección en defensa del informante 125
Modelo de Comunicación 126
Comunicación sobre infracciones que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, tal y como se contemplan en el artículo 325 del TFUE (fraude y actividades ilegales que afecten a los intereses de la Unión Europea) 127
Comunicación sobre infracciones que incidan en el mercado interior, tal como se contempla en el artículo 26, apartado 2º del TFUE 128
Comunicación sobre infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia 129
Comunicación sobre infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de ayudas otorgadas por los Estados Miembros 130
Comunicación sobre infracciones de las normas de la Unión Europea relativas al mercado interior, en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto de sociedades, o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto, o la finalidad aplicable al impuesto de sociedades 131
Comunicación sobre infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social 132
Comunicación sobre Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo. 133
Comunicación de trabajador en activo 134
Comunicación de trabajador autónomo con relación laboral y/o contractual con la empresa 135
Comunicación anónima 136
Comunicación de accionista, partícipe y persona perteneciente al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos 137
Comunicación de trabajador de contratista, subcontratista o proveedor 138
Comunicación de representante legal de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante 139
Comunicación del representante legal de una empresa 140
Comunicación del representante legal de una sociedad no mercantil 141
Comunicación del representante legal de una entidad sin personalidad jurídica 142
Comunicación de stakeholder no incluido en el catálogo de legitimación apartado d) artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero 143
Comunicación de contratista 144
Comunicación de subcontratista 145
Comunicación de proveedor 146
Comunicación de trabajador con relación laboral o estatutaria ya finalizada 147
Comunicación de voluntario 148
Comunicación de becario 149
Comunicación de trabajador en periodo de formación 150
Comunicación de trabajador en proceso de selección 151
Comunicación de trabajador en negociación precontractual 152
Resolución de admisión de comunicación 153
Resolución de inadmisión de la comunicación 154
Aplicación de las medidas de protección a los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante 155
Aplicación de las medidas de protección a las personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, y que asistan al mismo en el proceso 156
Aplicación de las medidas de protección a las personas físicas que estén relacionadas con el informante, y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante 157
Personas jurídicas, para las que trabaje el informante o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa 158
Creación de un sistema interno de información por parte del Órgano de Administración de la persona jurídica 160
Consulta del Órgano de Administración a la representación legal de las personas trabajadoras para la creación del sistema interno de información 161
Resolución del Órgano de Administración integrando los distintos canales internos de comunicación dentro de la propia Entidad 162
Publicidad a nivel interno del sistema interno de información y defensa del informante 163
Resolución del Consejo de Administración estableciendo las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo 165
Contrato de prestación de servicios (Encargo de tratamiento) a favor de tercero para la gestión del sistema interno de información 166
Contrato de corresponsables de tratamiento de datos personales sobre el canal interno de comunicaciones. 169
Protocolo de seguridad para evitar el acceso de personal no autorizado a la información manejada en el sistema interno de información 179
Instrucciones de uso del Canal de comunicaciones interno (verbal, escrito, ambas formas) 180
Canal de comunicaciones a través de correo electrónico 181
Canal de comunicaciones a través de WhatsApps 182
Canal de comunicaciones a través de una aplicación específica 183
Canal de comunicaciones a través de la vía telefónica 185
Canal de comunicaciones a través de una reunión presencial 186
Canal de comunicaciones a través de un sistema de mensajería de voz 187
Escrito del informante solicitando una reunión presencial 188
Advertencia al informante que la comunicación va a ser grabada y documentada 189
Información del tratamiento de datos al informante (artículo 13 RGPD) 190
Formulario de aceptación de la grabación de la conversación por parte del informante 191
Indicación del informante de un domicilio, correo electrónico o lugar seguro para recibir comunicaciones 192
Formulario de aceptación de la transcripción de la conversación por parte del informante 193
Formulario de no aceptación de la transcripción de la conversación por parte del informante 194
Formulario de rectificación de la transcripción de la conversación por parte del informante 195
Resolución del responsable del sistema de no continuar con la tramitación de la comunicación por la no aceptación del informante con la transcripción efectuada 196
Resolución del responsable del sistema de no continuar con la tramitación de la comunicación por razones distintas 197
Resolución del responsable del sistema de continuar con la gestión de la tramitación de la denuncia/comunicación pese a la no aceptación de transcripción por el informante 198
Información relativa a la aceptación de la comunicación anónima si bien respetando la legitimación para el uso del Canal de comunicaciones y su posterior tramitación 199
Resolución de habilitación del Canal de comunicaciones para otras comunicaciones o informaciones no contempladas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 de 2 de febrero (notificación de infracciones de derecho interno de la persona jurídica o de valores éticos) 200
Consultas sobre normativa interna o valores éticos 201
Resolución del Órgano de Administración relativa al nombramiento o designación de un responsable del sistema interno de información persona física 202
Aceptación del cargo por parte de la persona nombrada como responsable del sistema interno de información 203
Cese o destitución del responsable del sistema de información relativo a una persona jurídica 204
Nombramiento de un órgano colegiado como responsable de la gestión del sistema interno de información y de la tramitación de expedientes de investigación 205
Notificación a la AAI del nombramiento de una per